INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
PRZEZ TLC SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
(KLAUZULA INFORMACYJNA)
1. Słownik pojęć
Administrator danych osobowych/ Administrator – osoba lub podmiot, który (samodzielnie lub wspólnie z innymi administratorami) ustala, w jakim celu i w jaki sposób będzie przetwarzać dane osobowe;
Dane osobowe – informacje, które identyfikują̨ (lub pozwalają zidentyfikować) osobę fizyczną, w szczególności: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, data urodzenia, nazwa firmy, NIP, PESEL itp.;
Przetwarzanie danych osobowych – działania dotyczące danych osobowych, w szczególności: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, usuwanie, niszczenie itp.;
RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych przez nas w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej jest TLC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gorlicach, ul. Chopina 25N, 38-300 Gorlice (dalej „TLC”).
We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności korzystania z przysługujących Państwu praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z Administratorem poprzez:
a) adres email: odo@tlc.eu
b) telefonicznie pod numerem: +48 505 140 140
c) pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Źródła gromadzenia danych osobowych
TLC oświadcza i zapewnia, że:
Wszelkie dane pozyskiwane są przez Administratora na dwa sposoby:
- informacje podawane dobrowolnie przez podmiot danych;
- informacje uzyskiwane podczas korzystania z serwisów internetowych Administratora tj.:
a) informacje w dziennikach serwerów (serwery automatycznie zapisują takie dane, jak żądanie strony wysyłane przez użytkownika, datę i godzinę żądania oraz wysłania odpowiedzi, dane urządzenia, typ przeglądarki, język przeglądarki, typ systemu operacyjnego);
b) adres IP (na podstawie którego można zidentyfikować kraj, z którego dany użytkownik serwisu łączy się z siecią),
c) pliki tekstowe „cookies” (wysyłane do komputera użytkownika podczas odwiedzania strony internetowej).
4. Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych
Administrator oświadcza i zapewnia, że:
a) dane osobowe są przetwarzane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, w tym RODO, w sposób rzetelny i przejrzysty;
b) dane osobowe są zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i są przetwarzane tylko w zakresie zgodnym z tymi celami;
c) Administrator dokłada najwyższej staranności, by dane osobowe, które przetwarza, były zgodne z prawdą, aktualne i dokładne;
d) dane osobowe są przechowywane w formie, która umożliwia identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane,
e) dane osobowe są przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków organizacyjnych, technicznych i technologicznych.
5. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator przetwarza dane podmiotów, z którymi pozostaje w relacjach biznesowych, a także dane ich pracowników i współpracowników, dane osób przekazane w ramach realizacji zamówień i umów, dane osób nawiązujących kontakt za pomocą środków porozumiewania się na odległość (telefon, poczta elektroniczna).
Celem przetwarzania przez Administratora danych osobowych jest:
a) zawarcie i realizacja umów oraz obsługa procesu zapytań ofertowych (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
b) przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
c) ustalenie i dochodzenie ewentualnych roszczeń przez Administratora lub obrona przed roszczeniami podnoszonymi w stosunku do Administratora (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
d) wykonanie obowiązków podatkowych i rachunkowych (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
e) realizacja działań promocyjnych i marketingowych (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
f) przesyłanie informacji handlowych dotyczących produktów i usług Administratora oraz podmiotów z TLC Group, których oferta uzupełnia ofertę Administratora, w tym w szczególności informacji o aktualnej ofercie, promocjach, rabatach i akcjach marketingowych – newsletter (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
g) udzielenie odpowiedzi na zadane przez użytkownika pytania poprzez formularz kontaktowy dostępny w serwisie internetowym Administratora, e-mail lub telefonicznie (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit f RODO);
h) analiza danych dotyczących działań podejmowanych przez użytkownika w serwisie internetowym Administratora, na podstawie zgody użytkownika na stosowanie plików cookies analitycznych i statystycznych (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust.1 lit a RODO);
i) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania serwisu internetowego Administratora, w tym zapewnienie bezpieczeństwa świadczonych usług oraz stosowanie cookies niezbędnych do właściwego wyświetlania się serwisu w przeglądarce użytkownika (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Podanie danych jest dobrowolne, jednak Administrator zastrzega, że w niektórych sytuacjach ich podanie może okazać się niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, udzielenia odpowiedzi na zapytanie, prowadzenia korespondencji, realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, wysyłki newslettera.
Informacje uzyskiwane podczas korzystania z serwisów internetowych Administratora gromadzone są w celu zagwarantowania poprawnego funkcjonowania serwisów i dostarczenia treści ofertowych dostosowanych do lokalizacji i języka użytkownika (dostępność najbliższych dystrybutorów i partnerów), bez jednoczesnego zestawiania ich z innymi danymi użytkowników wizytujących serwisy internetowe Administratora (podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
6. Okres przechowywania danych
Administrator przetwarza dane osobowe przez czas, jaki jest niezbędny, aby osiągnąć cel przetwarzania. Administrator stosuje zasadę ograniczenia przechowywania danych osobowych, która zabezpiecza dane przed ich przetwarzaniem przez nieograniczony okres. Gdy zostanie osiągnięty cel przetwarzania, Administrator usuwa lub anonimizuje dane. Wyjątkiem są̨ sytuacje, gdy przechowywanie danych jest niezbędne na mocy odrębnie obowiązujących przepisów.
Administrator usuwa lub anonimizuje dane w szczególności, gdy:
a) nastąpi przedawnienie ewentualnych roszczeń;
b) upłyną terminy, które wynikają z przepisów prawa (np. ustawy o rachunkowości);
c) osoba, której dane dotyczą, cofnie zgodę na przetwarzanie danych osobowych (dotyczy przypadków, w których zgoda była podstawą przetwarzania np. wysyłanie newslettera);
d) osoba, której dane dotyczą, skutecznie sprzeciwi się dalszemu przetwarzaniu (jeżeli podstawą przetwarzania był uzasadniony interes Administratora).
7. Odbiorcy danych
Dane osobowe przetwarzane przez Administratora w związku z relacjami biznesowymi mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów:
a) dystrybutorom i partnerom handlowym w związku z realizacją zamówień oraz obsługą procesu zapytań ofertowych,
b) podwykonawcom, kontrahentom i partnerom biznesowym w ramach współpracy przy danym projekcie, wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji praw i obowiązków wynikających ze współpracy,
c) firmom kurierskim i transportowym w celu realizacji dostaw,
d) podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowo – rachunkowe, prawnicze, windykacyjne, doradcze, IT, utrzymania systemów informatycznych, w których dane są przetwarzane,
e) podmiotom dostarczającym Administratorowi narzędzia systemowe: dostawcom usług hostingowych oraz systemu do zarządzania bazą kontrahentów, dostawcom usługi poczty elektronicznej, dostawcom usług telekomunikacyjnych, dostawcom oprogramowania służącego do obsługi faktur, dostawcom usług bankowych i płatności elektronicznych, dostawcom usługi wysyłania newslettera, systemów typu SAS służących do organizacji webinariów, systemu do marketingu automation i innych służących do działań marketingowych,
f) podmiotom z TLC Group, których oferta uzupełnia ofertę Administratora (podmioty wskazane na stronie www.tlcgroup.pl),
g) organom publicznym – w przypadkach określonych przepisami prawa.
8. Profilowanie
W celu marketingu bezpośredniego (np. odpowiadając na wiadomość, przedstawiając szczegóły oferty) Administrator może korzystać z profilowania, polegającego na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji o wyświetleniu reklam i kierowania dedykowanych treści w wiadomościach e-mail (podstawą prawną takiego przetwarzania Danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes Administratora). Decyzja ta jest podejmowana na podstawie podejmowanych przez użytkownika czynności w serwisach, formularzach, a w szczególności na podstawie zawartych umów lub przeglądanych stron. W praktyce, profilowanie wspomaga użyteczność serwisów i newsletterów, pozwalając na zaprezentowaniu treści, które potencjalnie mogą bardziej zainteresować użytkownika. Podstawą prawną takiego przetwarzania Danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Przysługuje Państwu prawo niepodlegania profilowaniu, chyba że wyraziliście Państwo na to zgodę. Jednak wówczas, podstawą przetwarzania Danych osobowych będzie udzielona zgoda, która może zostać cofnięta w każdym momencie.
9. Zasady przekazywania danych poza Polskę
W sytuacji zaistnienia odpowiednich podstaw Administrator może przekazywać dane osobowe podmiotom z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
Do państwa trzeciego (spoza EOG) Administrator może przekazać dane osobowe, jeżeli gwarantuje ono przynajmniej taką ochronę danych, jaka obowiązuje w Polsce. W praktyce taką gwarancją jest to, że dane państwo zostało uznane przez Komisję Europejską za kraj, który zapewnia odpowiednią ochronę.
W przypadku przekazania danych poza EOG, Administrator podejmie odpowiednie kroki w celu zapewnienia ochrony danych, w szczególności poprzez zastosowanie klauzul umownych, które zostały zatwierdzone przez Komisję Europejską.
10. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przysługuje Państwu:
a) prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
c) prawo do usunięcia danych,
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora lub osób trzecich,
f) prawo do przenoszenia danych,
g) prawo do niepodlegania decyzjom w oparciu o automatyczne przetwarzanie danych, w tym profilowanie, jeśli Administrator podejmowałby decyzje opierające się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych w tym profilowaniu i niosące za sobą skutki prawne dla osoby, której dane dotyczą lub podobnie na nią wpływające,
h) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
i) prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, w każdej chwili macie Państwo prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
W celu wykonania swoich praw prosimy o skierowanie żądania na wskazane wyżej dane kontaktowe.
W przypadku dodatkowych pytań, prosimy o kontakt.
